Appel de candidature : Responsable de l’administration

crédits @Amandine Gazut

Appel de candidature : Responsable de l’administration

L’organisation

Établi à Tiohtià:ke/Montréal depuis 2006, Exeko est un organisme d’innovation sociale dont la mission est d’utiliser les arts et la réflexion au service d’une transformation sociale inclusive et émancipatrice. Exeko s’appuie sur une posture d’égalité des intelligences et sur des pratiques de médiation intellectuelle et culturelle. 

Cette mission large est mise en œuvre par une variété de projets et programmes, parmi lesquels on retrouve une bibliothèque mobile de proximité en itinérance, des cycles d’ateliers éducatifs, culturels ou artistiques au sein de milieux communautaires, des initiatives de mobilisation collective menées collaborativement avec des communautés des Premières Nations, des projets de recherche-action participative et partenariale, ainsi que des services de développement, de conseil et d’accompagnement en innovation sociale.

Dans tous ces cas, nous réalisons ces projets en créant des espaces égalitaires de rencontres célébrant la pluralité de nos identités, nos voix, nos savoirs et nos expériences afin d’agir autrement pour répondre aux enjeux d’exclusion. 

 

Description du poste

Sous la responsabilité de la coordination générale et en étroite collaboration avec l’équipe de soutien aux opérations (communications, partenariats financiers et richesses humaines), la personne Responsable de l’administration a pour mandat d’offrir aux membres de l’organisation soutien et formation en matière de comptabilité, de ressources humains, d’administration générale et de TI. 

Son rôle implique de s’approprier, faire appliquer et, au besoin, bonifier les pratiques et politiques en place. En collaboration avec une technicienne comptable externe et une Coordonnatrice des richesses humaines et de la logistique, elle a la charge de l’ensemble des activités administratives suivantes :

Comptabilité et finances 

  • Coordonner la comptabilité courante de l’organisme : tenue de livre, conciliation des comptes, gestion des comptes à payer et à recevoir…
  • Soutenir les équipes dans la préparation et le suivi des budgets 
  • Produire les rapports financiers à des fins de reddition de comptes et de suivi des ententes avec les bailleurs de fonds 
  • En collaboration avec les vérificateurs externes, coordonner la mission d’audit annuel, la production du rapport financier annuel et des déclarations fiscales 

GRH (Gestion des Richesses Humaines)  

  • Coordonner la gestion de la paie et la production des feuillets fiscaux
  • Agir comme personne ressource pour toute question relative aux assurances collectives, au Régime volontaire d’épargne retraite (RVER) et aux congés 
  • Participer, au besoin, aux principaux processus de GRH de l’organisation : recrutements, embauches et accueil des nouveaux membres de l’équipe, gestion du temps de travail et des congés, renouvellement des contrats et cessations d’emploi le cas échéant
  • Accompagner la mise en place des processus Équité, Diversité et Inclusion dans la gestion des ressources humaines
  • Participer activement aux réflexions et offrir un soutien à la coordination générale pour toute question relative aux stratégies RH
  • Mettre en place et coordonner un plan de transfert des connaissances et offrir soutien et formation à des membres de l’équipe juniors

TI (technologies de l’information)

  • Coordonner la mise à jour, la sécurité et le bon fonctionnement des principaux outils TI de l’organisme et de l’équipe, notamment le parc informatique et multimédia, les comptes utilisateurs, les courriels, agendas, chat, données et documents, internet, téléphonie, imprimante, logiciels et bases de données
  • Coordonner et assurer le suivi des demandes de services de maintenance et de gestion auprès des consultants, techniciens et autres fournisseurs de services TI externes

Administration générale

  • Gérer la documentation administrative 
  • Veiller au respect des exigences et obligations juridiques et légales de l’organisme et assurer la production des déclarations auprès des gouvernements et autres instances 
  • Au besoin, appuyer et assister les autres membres de l’équipe et accomplir toutes autres tâches connexes pertinentes

 

Profil recherché

  • 3 à 5 années d’expérience pertinente en administration
  • Bonnes connaissances des obligations propres aux OBNL et organismes de bienfaisance
  • Maîtrise du logiciel comptable Sage 50 et de la plateforme Employeur D
  • Maîtrise des environnements Windows, de Google Suite et MS Office
  • Aisance avec les technologies et outils de gestion (CRM, bureautique, etc.) 
  • Aisance dans la gestion collaborative
  • Bonnes connaissances des milieux dans lesquels œuvre l’organisation : innovation sociale, inégalités sociales, culture, éducation, personnes autochtones, itinérance, etc.
  • Profonde sensibilité et adhésion à la culture organisationnelle et à la mission d’Exeko 
  • Rigueur et minutie 
  • Proactivité, créativité dans les solutions
  • Capacité d’adaptation
  • Expériences de travail ou de bénévolat dans des contextes de diversités
  • Goût prononcé pour le travail d’équipe

 

Les conditions de travail

  • Salaire horaire entre 27,23 $ et 35,85 $
  • Poste à 34h par semaine (temps plein) 
  • 3 semaines de congés payés anticipés + 1 semaine aux fêtes de fin d’année dès l’arrivée
  • 5 jours de congés sociaux par année (maladie, pause santé mentale, obligation familiale, etc.) 
  • Organisation du travail et des horaires flexibles / travail hybride
  • Assurance collective incluant la télémédecine après 3 mois
  • RVER

 

Notre culture et notre approche intersectionnelle

Nous sommes convaincu.e.s que notre mission d’inclusion doit également se refléter dans nos processus internes, et nous aspirons à une gestion plus horizontale qui valorise la voix de toutes et tous. Nous voulons nous assurer que les personnes candidates sur le poste sont à l’aise avec la gestion collaborative, l’écoute active ainsi que le maintien d’un climat de travail sain et ouvert.

De plus, nous sommes une organisation qui travaille surtout en collaboration sur de multiples projets. Nous essayons activement de trouver des moyens pour mieux refléter les communautés avec lesquelles nous travaillons au sein même de notre organisation. Bien que notre équipe comprend une variété d’histoires, de savoirs et de façons de faire, nous devons poursuivre les efforts pour que l’organisation soit un réel milieu de solidarités et d’alliances interculturelles et intersectionnelles. Ce travail de développement sur l’équité à l’interne nous semble essentiel pour favoriser un milieu de travail inclusif et accessible.

Nous encourageons les candidates et candidats issues de groupes de population en situation ou à risque d’exclusion, et habituellement sous-représentées, incluant (mais non limité à) les personnes vivant avec des limitations fonctionnelles, autochtones (Premières Nations, Métis et Inuit), venant de groupes ethnoculturels minoritaires, des communautés LGBTQ2SI+, nouveaux et nouvelles arrivant.e.s au Canada. Nous encourageons les candidat.e.s à s’auto-identifier dans leur lettre de motivation s’ils et elles le souhaitent. Chez exeko nous valorisons avant tout le potentiel de chacun.e : nous invitons donc les candidat.e.s ne remplissant pas tous les critères de sélection à postuler.

Nos locaux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

 

Comment postuler

Merci d’envoyer CV, lettre de motivation et références à [email protected] au plus tard le 1er décembre 2023. Si vous êtes inconfortable avec ce type de candidature, tout autre format est également le bienvenu (video, courriel, portfolio, etc). Dans votre format de motivation, n'hésitez pas à partager vos valeurs personnelles et professionnelles ainsi que les enjeux de société qui vous préoccupent. Même si nous aimerions répondre à tou.te.s, seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s et rencontré.e.s en entrevue. 

Les entretiens se déroulent dans la semaine du 11 décembre 2023.

 

 

 

 

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  • « By engaging with people on a deep level, we see Exeko reinvigorating individual spirit to rebuild society in a new way. Exeko's work is not about small projects, but about achieving full social inclusion at a systemic level. [...] we believe that Exeko will reach a level of systemic impact with Quebec, Canada and the world within 5-10 years. »

    Elisha Muskat, Executive Director, Ashoka Canada

  • « Its goal? To develop reasoning, critical thinking, logic, and increase citizen participation of these marginalized groups. »

    Caroline Monpetit, Le Devoir (free translation)

  • «  I write my thoughts in my head, not on paper, and my thought is not lost. »

    Participant @PACQ

  • « Why use paper when it is as beautiful as this? »

    One of the co-creator for Métissage Urbain

  • « I Have my own identity ! »

    Putulik, Inuit participant, Métissage Urbain

  • « It is terrible for a society to ignore people with such talent! »

    Hélène-Elise Blais, les Muses about ART and ID projects

  • « Art has the advantage to make people talk about abilities rather than limitations, when confronted with an intellectual disability.  »

    Delphine Ragon, Community Programs Manager, Les Compagnons de Montréal

  • « Over the past few years, we have been seeing more and more high quality productions by people with an intellectual disability who truly are artists.  »

    Julie Laloire @AMDI

  • « Exeko implements creative solutions to several problematic, gives a voice to those we don't hear and hope to the underprivileged. »

    Bulletin des YMCA

  • « Its goal? To develop reasoning, critical thinking, logic, and increase citizen participation of these marginalized groups. »

    Caroline Monpetit, Le Devoir (free translation)

  • « ...empowering the children, and giving them confidence »

    APTN National News

  • « It’s a great program for children to learn about their traditions and to increase their interaction with Elders in the community. »

    Erika Eagle, Social Development Assistant with Waswanipi Brighter Future

  • « We are not higher, we are not lower, we are equal. »

    Simeoni, participant idAction Mobile

  • « Receving is good, but giving is better »

    Participant idAction@Kanesatake

  • « They're both people. We're not looking enough after people with problems, and mostly with mental health issues. Then we would have more people able to work. »

    Participant, idAction@Accueil Bonneau

  • « What better way to strengthen intergenerational ties? [...] A meeting between peers, a place for expression, learning and recovery »

    Chantal Potvin, reporter at Innuvelle

  • «  I don't know everything, but while reading it, it always bring me one step closer »

    A participant, idAction Mobile

  • «  By engaging with people on a deep level, we see Exeko reinvigorating individual spirit to rebuild society in a new way. Exeko's work is not about small projects, but about achieving full social inclusion at a systemic level. [...] we believe that Exeko will reach a level of systemic impact with Quebec, Canada and the world within 5-10 years. »

    Elisha Muskat, Executive Director, Ashoka Canada

  • «  ...empowering the children, and giving them confidence »

    APTN National News

  • «  I was completely alone today, thanks for talking to me »

    Elie, participant @idAction Mobile

  • «  They're both people. We're not looking enough after people with problems, and mostly with mental health issues. Then we would have more people able to work. »

    Participant, idAction@Accueil Bonneau

  • «  Today, the power acquired through knowledge is more far-reaching than knowledge itself. »

    André Frossard

  • « By engaging with people on a deep level, we see Exeko reinvigorating individual spirit to rebuild society in a new way. Exeko's work is not about small projects, but about achieving full social inclusion at a systemic level. [...] we believe that Exeko will reach a level of systemic impact with Quebec, Canada and the world within 5-10 years.»
    Elisha Muskat, Executive Director, Ashoka Canada
  • « Exeko implements creative solutions to several problematic, gives a voice to those we don't hear and hope to the underprivileged.»
    Bulletin des YMCA
  • « Over the past few years, we have been seeing more and more high quality productions by people with an intellectual disability who truly are artists. »
    Julie Laloire @AMDI
  • « Art has the advantage to make people talk about abilities rather than limitations, when confronted with an intellectual disability. »
    Delphine Ragon, Community Programs Manager, Les Compagnons de Montréal
  • « It is terrible for a society to ignore people with such talent!»
    Hélène-Elise Blais, les Muses about ART and ID projects
  • « I Have my own identity !»
    Putulik, Inuit participant, Métissage Urbain
  • « Why use paper when it is as beautiful as this?»
    One of the co-creator for Métissage Urbain
  • « I write my thoughts in my head, not on paper, and my thought is not lost.»
    Participant @PACQ
  • « Its goal? To develop reasoning, critical thinking, logic, and increase citizen participation of these marginalized groups.»
    Caroline Monpetit, Le Devoir (free translation)
  • « Its goal? To develop reasoning, critical thinking, logic, and increase citizen participation of these marginalized groups.»
    Caroline Monpetit, Le Devoir (free translation)
  • « Today, the power acquired through knowledge is more far-reaching than knowledge itself.»
    André Frossard
  • « They're both people. We're not looking enough after people with problems, and mostly with mental health issues. Then we would have more people able to work.»
    Participant, idAction@Accueil Bonneau
  • « They're both people. We're not looking enough after people with problems, and mostly with mental health issues. Then we would have more people able to work.»
    Participant, idAction@Accueil Bonneau
  • « We are not higher, we are not lower, we are equal.»
    Simeoni, participant idAction Mobile
  • « I was completely alone today, thanks for talking to me»
    Elie, participant @idAction Mobile
  • « Receving is good, but giving is better»
    Participant idAction@Kanesatake
  • « What better way to strengthen intergenerational ties? [...] A meeting between peers, a place for expression, learning and recovery»
    Chantal Potvin, reporter at Innuvelle
  • «  ...empowering the children, and giving them confidence»
    APTN National News
  • « By engaging with people on a deep level, we see Exeko reinvigorating individual spirit to rebuild society in a new way. Exeko's work is not about small projects, but about achieving full social inclusion at a systemic level. [...] we believe that Exeko will reach a level of systemic impact with Quebec, Canada and the world within 5-10 years.»
    Elisha Muskat, Executive Director, Ashoka Canada
  • « It’s a great program for children to learn about their traditions and to increase their interaction with Elders in the community.»
    Erika Eagle, Social Development Assistant with Waswanipi Brighter Future
  • « ...empowering the children, and giving them confidence»
    APTN National News