Appel de candidature : Responsable de l’administration

crédits @Amandine Gazut

Appel de candidature : Responsable de l’administration

(mise à jour le 15 février 2024)

L’organisation

Établi à Tiohtià:ke/Montréal depuis 2006, Exeko est un organisme d’innovation sociale dont la mission est d’utiliser les arts et la réflexion au service d’une transformation sociale inclusive et émancipatrice. Exeko s’appuie sur une posture d’égalité des intelligences et sur des pratiques de médiation intellectuelle et culturelle. 

Cette mission large est mise en œuvre par une variété de projets et programmes, parmi lesquels on retrouve une bibliothèque mobile de proximité en itinérance, des cycles d’ateliers éducatifs, culturels ou artistiques au sein de milieux communautaires, des initiatives de mobilisation collective menées collaborativement avec des communautés des Premières Nations, des projets de recherche-action participative et partenariale, ainsi que des services de développement, de conseil et d’accompagnement en innovation sociale.

Dans tous ces cas, nous réalisons ces projets en créant des espaces égalitaires de rencontres célébrant la pluralité de nos identités, nos voix, nos savoirs et nos expériences afin d’agir autrement pour répondre aux enjeux d’exclusion. 

 

Description du poste

Sous la responsabilité de la coordination générale et en étroite collaboration avec l’équipe de soutien aux opérations (communications, partenariats financiers et richesses humaines), la personne Responsable de l’administration a pour mandat d’offrir aux membres de l’organisation soutien et formation en matière de comptabilité, de ressources humains, d’administration générale et de TI. 

Son rôle implique de s’approprier, faire appliquer et, au besoin, bonifier les pratiques et politiques en place. En collaboration avec une technicienne comptable externe et une Coordonnatrice des richesses humaines et de la logistique, elle a la charge de l’ensemble des activités administratives suivantes :

Comptabilité et finances 

  • Coordonner la comptabilité courante de l’organisme : tenue de livre, conciliation des comptes, gestion des comptes à payer et à recevoir…
  • Soutenir les équipes dans la préparation et le suivi des budgets 
  • Produire les rapports financiers à des fins de reddition de comptes et de suivi des ententes avec les bailleurs de fonds 
  • En collaboration avec les vérificateurs externes, coordonner la mission d’audit annuel, la production du rapport financier annuel et des déclarations fiscales 

GRH (Gestion des Richesses Humaines)  

  • Coordonner la gestion de la paie et la production des feuillets fiscaux
  • Agir comme personne ressource pour toute question relative aux assurances collectives, au Régime volontaire d’épargne retraite (RVER) et aux congés 
  • Participer, au besoin, aux principaux processus de GRH de l’organisation : recrutements, embauches et accueil des nouveaux membres de l’équipe, gestion du temps de travail et des congés, renouvellement des contrats et cessations d’emploi le cas échéant
  • Accompagner la mise en place des processus Équité, Diversité et Inclusion dans la gestion des ressources humaines
  • Participer activement aux réflexions et offrir un soutien à la coordination générale pour toute question relative aux stratégies RH
  • Mettre en place et coordonner un plan de transfert des connaissances et offrir soutien et formation à des membres de l’équipe juniors

TI (technologies de l’information)

  • Coordonner la mise à jour, la sécurité et le bon fonctionnement des principaux outils TI de l’organisme et de l’équipe, notamment le parc informatique et multimédia, les comptes utilisateurs, les courriels, agendas, chat, données et documents, internet, téléphonie, imprimante, logiciels et bases de données
  • Coordonner et assurer le suivi des demandes de services de maintenance et de gestion auprès des consultants, techniciens et autres fournisseurs de services TI externes

Administration générale

  • Gérer la documentation administrative 
  • Veiller au respect des exigences et obligations juridiques et légales de l’organisme et assurer la production des déclarations auprès des gouvernements et autres instances 
  • Au besoin, appuyer et assister les autres membres de l’équipe et accomplir toutes autres tâches connexes pertinentes

 

Profil recherché

  • 3 à 5 années d’expérience pertinente en administration
  • Bonnes connaissances des obligations propres aux OBNL et organismes de bienfaisance
  • Maîtrise du logiciel comptable Sage 50 et de la plateforme Employeur D
  • Maîtrise des environnements Windows, de Google Suite et MS Office
  • Aisance avec les technologies et outils de gestion (CRM, bureautique, etc.) 
  • Aisance dans la gestion collaborative
  • Bonnes connaissances des milieux dans lesquels œuvre l’organisation : innovation sociale, inégalités sociales, culture, éducation, personnes autochtones, itinérance, etc.
  • Profonde sensibilité et adhésion à la culture organisationnelle et à la mission d’Exeko 
  • Rigueur et minutie 
  • Proactivité, créativité dans les solutions
  • Capacité d’adaptation
  • Expériences de travail ou de bénévolat dans des contextes de diversités
  • Goût prononcé pour le travail d’équipe

 

Les conditions de travail

  • Salaire horaire entre 27,23 $ et 35,85 $
  • Poste à 34h par semaine (temps plein) 
  • 3 semaines de congés payés anticipés + 1 semaine aux fêtes de fin d’année dès l’arrivée
  • 5 jours de congés sociaux par année (maladie, pause santé mentale, obligation familiale, etc.) 
  • Organisation du travail et des horaires flexibles / travail hybride
  • Assurance collective incluant la télémédecine après 3 mois
  • RVER

 

Notre culture et notre approche intersectionnelle

Nous sommes convaincu.e.s que notre mission d’inclusion doit également se refléter dans nos processus internes, et nous aspirons à une gestion plus horizontale qui valorise la voix de toutes et tous. Nous voulons nous assurer que les personnes candidates sur le poste sont à l’aise avec la gestion collaborative, l’écoute active ainsi que le maintien d’un climat de travail sain et ouvert.

De plus, nous sommes une organisation qui travaille surtout en collaboration sur de multiples projets. Nous essayons activement de trouver des moyens pour mieux refléter les communautés avec lesquelles nous travaillons au sein même de notre organisation. Bien que notre équipe comprend une variété d’histoires, de savoirs et de façons de faire, nous devons poursuivre les efforts pour que l’organisation soit un réel milieu de solidarités et d’alliances interculturelles et intersectionnelles. Ce travail de développement sur l’équité à l’interne nous semble essentiel pour favoriser un milieu de travail inclusif et accessible.

Nous encourageons les candidates et candidats issues de groupes de population en situation ou à risque d’exclusion, et habituellement sous-représentées, incluant (mais non limité à) les personnes vivant avec des limitations fonctionnelles, autochtones (Premières Nations, Métis et Inuit), venant de groupes ethnoculturels minoritaires, des communautés LGBTQ2SI+, nouveaux et nouvelles arrivant.e.s au Canada. Nous encourageons les candidat.e.s à s’auto-identifier dans leur lettre de motivation s’ils et elles le souhaitent. Chez exeko nous valorisons avant tout le potentiel de chacun.e : nous invitons donc les candidat.e.s ne remplissant pas tous les critères de sélection à postuler.

Nos locaux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

 

Comment postuler

Merci d’envoyer CV, lettre de motivation et références à [email protected]. Si vous êtes inconfortable avec ce type de candidature, tout autre format est également le bienvenu (video, courriel, portfolio, etc). Dans votre format de motivation, n'hésitez pas à partager vos valeurs personnelles et professionnelles ainsi que les enjeux de société qui vous préoccupent. Même si nous aimerions répondre à tou.te.s, seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s seront contacté.e.s et rencontré.e.s en entrevue. 

Les entretiens se dérouleront au-fur-et-à-mesure des candidatures reçues.

Nous sommes à la recherche de plusieurs mediateurices pour les projets en collaboration avec les Premières Nations et Inuit !

Nous cherchons un.e responsable de l’administration afin d’offrir aux membres de l’organisation soutien et formation en matière de comptabilité,...

Au début du mois de novembre, j'ai accompagné David pour une sortie avec IdAction mobile. Après avoir fait face à un peu de trafic et discuté de nos...

Nous cherchons un.e responsable de l’administration afin d’offrir aux membres de l’organisation soutien et formation en matière de comptabilité,...

  • « Je ne suis que la courroie de transmission, je ne fais que retranscrire ce que les gens m'ont donné dans la rue. »

    Stéphane Dionne, artiste co-créateur pour métissage urbain

  • « Faire confiance et donner aux jeunes autochtones marginalisés le pouvoir de se faire comprendre et entendre…  »

    Nadia Duguay, directrice du projet

  • « On y apprend, entre autres que même si nous ne sommes qu'une infinitésimale partie de la planète, nous ne sommes pas insignifiants, on peut faire quelque chose, on peut comprendre quel peut y être notre rôle. »

    Participant en milieu carcéral

  • « Les discussions sur les sujets amenés durant les ateliers sont positives et intéressantes, l’animateur réussit à ouvrir des débats, à allumer les esprits sur des sujets importants. »

    Johanne Cooper, directrice générale, La Maison Tangente

  • « Les ateliers idAction m'ont permis de me voir autrement de celle que j'aurais du être. Et je vais le devenir.  »

    Sophie Poucachiche, participante

  • « Tel un arbre, à chaque fois que quelqu'un apprend et transmet quelque chose, y en a un autre en arrière qui va grandir »

    Jimmy, participant

  • « On a besoin de tout le monde; si on a juste des ingénieurs et des architectes, on va manger quoi? Des plans et des schémas?" »

    Tony, participant idAction

  • « Y'en a qui ont la soif du pouvoir, ben moi c'est la soif du savoir »

    Jo, participant idAction

  • « C'est un excellent programme qui permet aux enfants de connaître leurs traditions et d'accroître leurs interactions avec les aînés dans la communauté. »

    Erika Eagle, Assistante en développement social, Grandir Ensemble Waswanipi

  • « Notre objectif : Tisser des liens solides avec les communautés, travailler main dans la main, apporter notre pierre à l'édifice, et transmettre le plus que nous pouvons, en espérant que, dans l'avenir, notre programme n'ait plus sa raison d'être. »

    François-Xavier Michaux, directeur du programme

  • « On a appris à affronter nos peurs. »

    Cynthia, participante Trickster

  • « La formule ; des ateliers quasi « intensifs », pour arriver à un résultat concret en seulement 2 semaines. Une réussite dont les élèves se rappelleront toute leur vie! »

    Marie-Ève Gagnon, professeure d’Art, à propos de Trickster

  • « Collaborer avec l’équipe de Exeko a clairement amélioré la portée de nos projets. Par leur vision de la mixité et de la médiation culturelle, Exeko s’est démarqué dans leur façon de faire valoir l’intégration des personnes vivant avec une déficience intellectuelle. »

    Nadia Bastien, directrice générale AMDI

  • « Ça fait longtemps que j’ai pas été dans un évènement qui m’ai apporté autant de bonheur. »

    Un visiteur, D'un oeil différent 2013

  • « Quelle belle exposition ! Ça nous a fait rêver un peu ! J’ai appris que y’a beaucoup de personnes qui peuvent faire des œuvres magnifiques, différentes, ça nous a fait rêver »

    Un visiteur, D'un oeil différent 2013

  • « Comment te sens tu quand tu vois ta toile accrochée à un mur? Bien en dedans, c'est le fun »

    Dan, exposant à D'un oeil différent 2013

  • « Pourquoi t'aime ça peindre? J'aime ça Parce que personne peut m'enlever ça dans la tête. »

    Diane, exposante à D'un oeil différent 2013

  • « Son but? Développer le raisonnement, la pensée critique, la logique, et augmenter la participation citoyenne de ces groupes marginalisés. »

    Caroline Monpetit, Le Devoir

  • « Les gens ne pensent pas à me donner des livres alors que j'aime tellement lire! »

    Elie, participante

  • « Je m'aperçois qu'il y a beaucoup de personnes qui travaillent à faire changer les choses et les attitudes, cela me donne un peu plus confiance dans l'avenir. »

    Participant en milieu carcéral

  • « Cet espace de savoir, nourrissant l’esprit et la créativité, ainsi que l’ouverture qu’offre idAction sont tout à votre honneur. »

    Louise Chabot, Présidente CSQ

  • « J'ai appris que 80% des richesses de la planète sont détenues et gaspillées par 20% de celles-ci, [...] qu'un rire est universel et qu'il met un baume sur les souffrances de quiconque, [...] qu'il y a des gens qui souffrent et que je peux à ma manière les aider. »

    Participant en milieu carcéral

  • « La caravane d’Exeko, qui distribue des livres, des cahiers et des crayons aux itinérants de Montréal, et plus particulièrement aux itinérants autochtones, sillonne les rues de Montréal, pour faire jaillir la participation culturelle de ces exclus de la société. Avec des résultats franchement étonnants. »

    Caroline Monpetit, Journaliste, Le Devoir

  • « Vous donnez le goût aux gens d'avoir des idées... »

    Participant, idAction Mobile

  • «  Pourquoi ne restez-vous pas ici pour toujours ? »

    Nathaniel, participant, Trickster

  • « Depuis que vous êtes là, les jeunes rient, et il y en a même qu’on n'avais jamais vu sourire qui sourient maintenant. »

    Directrice d'une école partenaire

  • « Es-tu un artiste? -Oui - Pourquoi? - Parce que j'aime »

    Gilles Grégoire, artiste, en réponse à notre médiatrice

  • « On a notre style, notre marque de commerce. On fait les choses différemment des autres. »

    Guillaume Lapierre, artiste exposant à D'un oeil différent 2013

  • « J’ai dessiné en t’écoutant, comme écouté de la musique. J’ai adoré. Je suis passée par beaucoup de stades, comme ton histoire. »

    Soufia Bensaïd à Edon Descollines, duo d'artistes Tandem Créatif 2013

  • « Exeko met en place des solutions créatives à différentes problématiques, donne une voix aux sans voix et de l'espoir aux plus démunis. »

    Bulletin des YMCA

  • « C'est terrible pour une société d'ignorer des gens avec un talent pareil! »

    Hélène-Elise Blais, les Muses

  • « C'est terrible pour une société d'ignorer des gens avec un talent pareil ! »

    Hélène-Elise Blais, les Muses

  • « L'art a l'avantage de permettre [de] parler [de déficience intellectuelle] en termes de capacité plutôt que de limitation. »

    Delphine Ragon, Directrice des programmes communautaires aux Compagnons de Montréal

  • « On voit [...]depuis quelques années plus de productions de grande qualité avec des personnes ayant une déficience intellectuelle qui sont des artistes à part entière. »

    Julie Laloire, Agente de sensibilisation à l'AMDI

  • « C'était un moment inoubliable : je suis tellement reconnaissant... »

    Larry, participant

  • « Merci de parler avec moi! Aujourd'hui je me sentais complètement seule, personne ne me parlait. »

    Eva, participante

  • « Nous sommes vraiment heureux de conjuguer nos actions à celles d'Exeko; nous avons ainsi l'assurance que la jeunesse autochtone en bénéficiera de façon significative.»
    Marie-Josée Coutu, Présidente de la Fondation Marcelle et Jean Coutu
  • « J'ai toujours été imprégnée du désir de justice sociale et je croyais ne pas avoir de préjugés...mais je dois dire que mon expérience chez Exeko a transformé ma vision des personnes en marge.»
    Muriel Kearney, bénévole depuis septembre 2015
  • « Je ne suis que la courroie de transmission, je ne fais que retranscrire ce que les gens m'ont donné dans la rue.»
    Stéphane Dionne, artiste co-créateur pour métissage urbain
  • « I don't know everything, but while reading it, it always bring me one step closer»
    A participant, idAction Mobile
  • « Pourquoi t'aime ça peindre? J'aime ça Parce que personne peut m'enlever ça dans la tête.»
    Diane, exposante à D'un oeil différent 2013
  • « Comment te sens tu quand tu vois ta toile accrochée à un mur? Bien en dedans, c'est le fun»
    Dan, exposant à D'un oeil différent 2013
  • « Quelle belle exposition ! Ça nous a fait rêver un peu ! J’ai appris que y’a beaucoup de personnes qui peuvent faire des œuvres magnifiques, différentes, ça nous a fait rêver»
    Un visiteur, D'un oeil différent 2013
  • « Ça fait longtemps que j’ai pas été dans un évènement qui m’ai apporté autant de bonheur.»
    Un visiteur, D'un oeil différent 2013
  • « Collaborer avec l’équipe de Exeko a clairement amélioré la portée de nos projets. Par leur vision de la mixité et de la médiation culturelle, Exeko s’est démarqué dans leur façon de faire valoir l’intégration des personnes vivant avec une déficience intellectuelle.»
    Nadia Bastien, directrice générale AMDI
  • « La formule ; des ateliers quasi « intensifs », pour arriver à un résultat concret en seulement 2 semaines. Une réussite dont les élèves se rappelleront toute leur vie!»
    Marie-Ève Gagnon, professeure d’Art, à propos de Trickster
  • « On a appris à affronter nos peurs.»
    Cynthia, participante Trickster
  • « Notre objectif : Tisser des liens solides avec les communautés, travailler main dans la main, apporter notre pierre à l'édifice, et transmettre le plus que nous pouvons, en espérant que, dans l'avenir, notre programme n'ait plus sa raison d'être.»
    François-Xavier Michaux, directeur du programme
  • « C'est un excellent programme qui permet aux enfants de connaître leurs traditions et d'accroître leurs interactions avec les aînés dans la communauté.»
    Erika Eagle, Assistante en développement social, Grandir Ensemble Waswanipi
  • « Y'en a qui ont la soif du pouvoir, ben moi c'est la soif du savoir»
    Jo, participant idAction
  • « On a besoin de tout le monde; si on a juste des ingénieurs et des architectes, on va manger quoi? Des plans et des schémas?"»
    Tony, participant idAction
  • « Tel un arbre, à chaque fois que quelqu'un apprend et transmet quelque chose, y en a un autre en arrière qui va grandir»
    Jimmy, participant
  • « Les ateliers idAction m'ont permis de me voir autrement de celle que j'aurais du être. Et je vais le devenir. »
    Sophie Poucachiche, participante
  • « Les discussions sur les sujets amenés durant les ateliers sont positives et intéressantes, l’animateur réussit à ouvrir des débats, à allumer les esprits sur des sujets importants.»
    Johanne Cooper, directrice générale, La Maison Tangente
  • « On y apprend, entre autres que même si nous ne sommes qu'une infinitésimale partie de la planète, nous ne sommes pas insignifiants, on peut faire quelque chose, on peut comprendre quel peut y être notre rôle.»
    Participant en milieu carcéral
  • « Faire confiance et donner aux jeunes autochtones marginalisés le pouvoir de se faire comprendre et entendre… »
    Nadia Duguay, directrice du projet
  • « Son but? Développer le raisonnement, la pensée critique, la logique, et augmenter la participation citoyenne de ces groupes marginalisés.»
    Caroline Monpetit, Le Devoir
  • « Les gens ne pensent pas à me donner des livres alors que j'aime tellement lire!»
    Elie, participante
  • « Merci de parler avec moi! Aujourd'hui je me sentais complètement seule, personne ne me parlait.»
    Eva, participante
  • « C'était un moment inoubliable : je suis tellement reconnaissant...»
    Larry, participant
  • « On voit [...]depuis quelques années plus de productions de grande qualité avec des personnes ayant une déficience intellectuelle qui sont des artistes à part entière.»
    Julie Laloire, Agente de sensibilisation à l'AMDI
  • « L'art a l'avantage de permettre [de] parler [de déficience intellectuelle] en termes de capacité plutôt que de limitation.»
    Delphine Ragon, Directrice des programmes communautaires aux Compagnons de Montréal
  • « C'est terrible pour une société d'ignorer des gens avec un talent pareil !»
    Hélène-Elise Blais, les Muses
  • « C'est terrible pour une société d'ignorer des gens avec un talent pareil!»
    Hélène-Elise Blais, les Muses
  • « Exeko met en place des solutions créatives à différentes problématiques, donne une voix aux sans voix et de l'espoir aux plus démunis.»
    Bulletin des YMCA
  • « J’ai dessiné en t’écoutant, comme écouté de la musique. J’ai adoré. Je suis passée par beaucoup de stades, comme ton histoire.»
    Soufia Bensaïd à Edon Descollines, duo d'artistes Tandem Créatif 2013
  • « On a notre style, notre marque de commerce. On fait les choses différemment des autres.»
    Guillaume Lapierre, artiste exposant à D'un oeil différent 2013
  • « Es-tu un artiste? -Oui - Pourquoi? - Parce que j'aime»
    Gilles Grégoire, artiste, en réponse à notre médiatrice
  • « Depuis que vous êtes là, les jeunes rient, et il y en a même qu’on n'avais jamais vu sourire qui sourient maintenant.»
    Directrice d'une école partenaire
  • « Pourquoi ne restez-vous pas ici pour toujours ?»
    Nathaniel, participant, Trickster
  • « Vous donnez le goût aux gens d'avoir des idées...»
    Participant, idAction Mobile
  • « La caravane d’Exeko, qui distribue des livres, des cahiers et des crayons aux itinérants de Montréal, et plus particulièrement aux itinérants autochtones, sillonne les rues de Montréal, pour faire jaillir la participation culturelle de ces exclus de la société. Avec des résultats franchement étonnants.»
    Caroline Monpetit, Journaliste, Le Devoir
  • « J'ai appris que 80% des richesses de la planète sont détenues et gaspillées par 20% de celles-ci, [...] qu'un rire est universel et qu'il met un baume sur les souffrances de quiconque, [...] qu'il y a des gens qui souffrent et que je peux à ma manière les aider.»
    Participant en milieu carcéral
  • « Cet espace de savoir, nourrissant l’esprit et la créativité, ainsi que l’ouverture qu’offre idAction sont tout à votre honneur.»
    Louise Chabot, Présidente CSQ
  • « Je m'aperçois qu'il y a beaucoup de personnes qui travaillent à faire changer les choses et les attitudes, cela me donne un peu plus confiance dans l'avenir.»
    Participant en milieu carcéral